Microsoft 365 bevezetés és költöztetés
Átköltöztetjük a régi levelezést, naptárakat és fájlokat úgy, hogy közben ne álljon le a munka. Beállítjuk a telefonokat és a gépeket, és megmutatjuk a kollégáknak, mi hol található.
Microsoft 365 és egyedi szoftver, a cég saját folyamataira szabva
A legtöbb cégnek nem új program kell, hanem az, hogy a meglévők rendesen működjenek együtt. Bevezetjük és üzemeltetjük a Microsoft 365-öt, a levelezéstől a közös fájlokig. Ahol pedig a dobozos szoftver már kevés, saját fejlesztéssel kötjük össze a webshopot, a számlázót, a futárszolgálatot és a többi rendszert.
Saját fejlesztés a gyakorlatban
Amikor a hiba hónap végén derül ki
Egy webshoppal és bolttal is működő kereskedő minden nap több rendszert használ: a webshopot, a számlázót, a kártyás fizetést, a futárszolgálatot és a bankot. Ezek külön-külön jól működnek, de senki nem nézi, hogy egymással egyeznek-e.
Így fordulhat elő, hogy egy kártyás fizetés készpénzesként kerül a számlára, egy webshopos rendelésről nem készül számla, vagy egy visszárunál elmarad a sztornó. Ezek a hibák általában csak hónap végén, a könyvelésnél derülnek ki, amikor már nehéz utánuk menni.
A Myth Games részére ezért egyedi rendszert fejlesztünk, amely összeveti a rendeléseket, a számlákat, a kifizetéseket és a csomagokat, és még aznap jelez, ha valami nem stimmel. Nem a cégnek kell a szoftverhez igazodnia, hanem a szoftver épül a cég meglévő folyamataira.
Microsoft 365 a gyakorlatban
Egy közös postafiók, ami nem vész el
Sok cégnél az info@ cím jelszava egy füzetben van, és négyen lépnek be vele ugyanarra a gépre. Ha valaki elmegy, a jelszót senki nem cseréli le, és az sem derül ki, ki válaszolt egy ügyfélnek, és ki nem.
A Microsoft 365-ben az ilyen címekből megosztott postafiók lesz: mindenki a saját fiókjából, saját jelszóval és kétlépcsős azonosítással éri el, és látszik, ki mit küldött. Ha valaki távozik, egy kattintással megszűnik a hozzáférése, a levelek pedig maradnak.
Ugyanígy rendezzük a közös fájlokat is: a csapatok saját mappát kapnak, a jogosultságokat mi kezeljük, és nem fordulhat elő, hogy a könyvelés anyagai egy munkatárs személyes OneDrive-jában maradjanak.
Mit vállalunk
A levelezéstől a saját fejlesztésig
Licencek és költségek
Átnézzük, ki milyen licencet használ, és mire van valójában szüksége. Gyakran derül ki, hogy kilépett munkatársak licencét fizeti még a cég, vagy egy olcsóbb csomag is elég lenne.
Biztonságos belépés
Kétlépcsős azonosítás minden fiókra, megosztott postafiókok közös jelszavak helyett, és olyan beállítások, amelyekkel egy ellopott jelszó önmagában még nem elég a belépéshez.
Teams, SharePoint és OneDrive
Átlátható mappaszerkezet és jogosultságok, hogy mindenki megtalálja, amire szüksége van, és ne lássa, ami nem rá tartozik. A régi hálózati meghajtót is ide költöztetjük, ha az ésszerű.
Rendszerek összekötése
Webshop, számlázó, futárszolgálat, bank, NAV Online Számla: összekötjük, ami eddig külön működött, hogy az adatokat ne kelljen kézzel átmásolni egyik helyről a másikra.
Egyedi ügyviteli szoftver
Ha nincs olyan program, amely a cég működéséhez illik, megírjuk. Kisebb belső eszköztől a teljes ERP rendszerig, a cég saját szerverén vagy felhőben futtatva, a cég tulajdonában lévő adatokkal.
Automatikus ellenőrzések és riasztás
A rendszer folyamatosan összeveti az adatokat, és e-mailben jelez, ha eltérést talál: hiányzó számlát, rossz fizetési módot, meg nem érkezett utalást. Így a hibák még aznap kiderülnek, nem a hónap végén.
Óvatos bevezetés
Az új rendszer először csak figyel és jelez, de nem ír sehova, így ellenőrizni lehet, hogy jól dolgozik. Csak ezután kap jogot arra, hogy számlát állítson ki vagy adatot módosítson, és minden lépését naplózza.
Mesterséges intelligencia, ahol tényleg segít
Levelek rendszerezésére, válaszok előkészítésére vagy dokumentumok feldolgozására használunk MI-t, ahol valóban időt spórol. Ügyfélnek viszont semmi nem megy ki emberi jóváhagyás nélkül.
Van egy folyamat, amit minden héten kézzel kell összevetni?
Írja le röviden, milyen rendszereket használnak, és hol vész el az idő vagy hol csúsznak be a hibák. Megmondjuk, megoldható-e meglévő eszközökkel, vagy érdemes rá saját fejlesztést készíteni.