Egy irodában mindig akad valami: nem jönnek a levelek, nem nyílik a közös mappa, vagy épp akkor áll le a nyomtató, amikor a legnagyobb szükség lenne rá. Havi átalánydíjért mi gondoskodunk a cége informatikájáról, a munkatársak pedig minket hívnak, ha elakadnak. Nem nekik kell kitalálniuk, mi a baj.
Fél óra múlva érkezik az ügyfél, a szerződés kész, de a nyomtató nem reagál. A kolléganő már kétszer újraküldte, kikapcsolta, bekapcsolta. Semmi.
Felhív minket, és elmondja, mit lát. Az engedélyével távolról rácsatlakozunk a gépére, és megnézzük a nyomtatási sort. Kiderül, hogy egy reggel beragadt dokumentum tartja fel a többit. Pár perc, és a szerződés kint van a tálcán.
Ha a hiba nem javítható azonnal, először azt oldjuk meg, hogy a szerződés időben elkészüljön, például egy másik nyomtatón. A hiba végleges elhárítása ráér utána.
Nem kell megvárni, amíg leáll a munka. Segítünk, ha nem megy a levelezés az új telefonon, nem érhetők el otthonról a céges fájlok, vagy gyanús egy e-mail. Szakszavak sem kellenek: elég elmondani, mit szeretett volna csinálni, és hol akadt el.
Tudjuk, melyik gépen mi fut, hol vannak a közös dokumentumok, és milyen hibák fordultak már elő. Így nem kell minden bejelentésnél az elejéről kezdeni. Ha egyszerre több kollégánál szakad meg a kapcsolat, a közös okot keressük.
Új munkatársnál előre egyeztetjük, milyen gép, programok és hozzáférések kellenek, hogy az első napon már dolgozni tudjon. Ha valaki távozik, lezárjuk a hozzáféréseit, és segítünk átadni a munkájához tartozó adatokat.
A legtöbb hibát telefonon és távoli eléréssel megoldjuk, ehhez nem kell kiszállás. Ha egy eszközt meg kell nézni, cserélni vagy bekötni, egyeztetünk egy időpontot. Előre szólunk, ha a javítás alatt valami nem lesz elérhető.
Frissítünk, ellenőrizzük a mentéseket, kezeljük a jogosultságokat. A nagyobb munkákat munkaidőn kívül végezzük. Ha egy gép rendszeresen lefagy, kiderítjük, miért, és jelezzük, ha csere kell, így a beszerzés előre tervezhető.
Az elején átbeszéljük, hány munkatársat és eszközt támogatunk, milyen rendszereket használnak, és mikor kell elérhetőnek lennünk. Írásban rögzítjük, mi tartozik a havidíjba, és hogyan lehet hibát bejelenteni. Az ezen felüli munkák árát mindig előre megbeszéljük.
Írja meg, hányan dolgoznak a cégnél, és milyen informatikai gondok nehezítik a mindennapokat. Ebből már el tudunk indulni.